SERUNYA MEMBUAT PASPOR UNTUK 20 ORANG
Gue
yakin, kalian sudah nggak asing dengan tata cara pembuatan paspor. Selama
dokumen lengkap membuat paspor sebenarnya tidaklah sulit. Tapi bagaimana jika
membuat paspor untuk 20 orang sekaligus? Sulitkah?
Beberapa
minggu ini gue sedang disibukkan dengan urusan persiapan Tur ke Kuala Lumpur.
Jadi ceritanya, gue mendapat kesempatan untuk mengatur outing sebuah Bank di
Solo yang rencananya akan dilaksanakan di Kuala Lumpur selama 3 hari 2 malam.
Pesertanya sih ndak begitu banyak. Hanya 22 orang aja. Tapi dari ke-22 orang
itu, hanya 3 orang saja yang sudah memiliki paspor. Sisanya, belum punya.
Sebagai
koordinator tur, gue pun bertanggung jawab untuk membantu pengurusan paspor ke 19
karyawan tersebut. Sebenarnya sih, ini bukan kali pertama gue membantu
pembuatan paspor secara rombongan. Tahun lalu, gue pernah melakukannya. Gue
pernah membantu proses pembuatan paspor siswa-siswi sebuah sekolah pramugari di
Solo.
 |
Paspor Republik Indonesia |
Berbekal
pengalaman tahun lalu, gue pun mulai memandang mudah pekerjaan yang akan gue
lakukan. “Paling cuma perlu antri, cek dokumen, wawancara, foto dan beberapa
hari kemudian paspor sudah jadi”. Gue lupa, bahwa kali ini gue membantu
karyawan bank yang jam kerjanya sama seperti jam kerja imigrasi. Mana mungkin
gue minta karyawan-karyawan itu antri dari subuh dan kembali ke kantor siang
hari. Ijin kantor? It’s a BIG NO!
Meskipun
judulnya “membantu”, gue sama sekali nggak menggunakan jasa orang dalam. Gue
melakukan seluruh proses pembuatan paspor seperti biasa.
“Bagaimana
caranya membuat paspor tanpa harus mengganggu jam kerja?”
Gue
pergi ke Kantor
Imigrasi Surakarta dan mencoba mencari
pencerahan. “Apakah ada jalur khusus yang bisa diberikan untuk rombongan dalam
pembuatan paspor?” Jawabannya, nggak ada.
Gue
pun berpikir untuk apply paspor secara online. Setidaknya, antrian secara
online nggak akan sebanyak seperti yang datang langsung. Mereka pun nggak perlu
antri dari subuh nantinya.
The
weird part is gue belum pernah sekalipun apply paspor secara online.
“Mbak,
syarat-syarat pembuatan paspornya apa saja ya? Biar teman-teman bisa siapkan.
Agar bisa segera diproses pembuatan paspornya”, sebuah pesan singkat masuk ke
whatsapp gue.
“1.
KTP, 2. Kartu Keluarga, 3. Akte Kelahiran, Ijasah terakhir, Akte nikah / Buku
Nikah, atau surat baptis, dan 4 Surat rekomendasi dari perusahaan bu”, gue pun
langsung membalas dengan singkat.
“Iya
mbak. Nanti kalau syarat-syarat dokumennya sudah lengkap akan saya beritahu.
Terimakasih”.
Keesokan
harinya, gue dikabari bahwa syarat-syarat pembuatan paspor sudah lengkap semua.
Gue diminta datang untuk mengambil semua persyaratan dokumen dan juga uang
untuk membuat paspornya.
Begitu
sampai di kantor. Gue langsung diberikan tumpukan dokumen fotokopi seluruh
karyawan.
“Kok
fotokopi bu?, tanya gue bingung.
“Loh,
harus asli toh mbak? Soalnya kemarin di whatsapp nggak ngasih tahu kalau harus asli
dokumennya”, terang si ibu.
“Iya
bu harus asli. Soalnya nanti dokumennya akan saya scan. Soalnya nanti saya akan
applykan paspornya secara online dan semua scan dokumennya harus dikirim saat
apply online”, jawab gue penuh percaya diri. Entah darimana datangnya jawaban
ini. Karena sebenarnya, apply paspor secara online nggak butuh scan dan upload
dokumen! Inget ya, ngga perlu scan dan upload dokumen! Lalu kenapa gue bisa
pede banget mengatakan itu semua? Jawabannya adalah karena gue sok tahu! Gue
belum pernah apply paspor secara online dan gue juga nggak tahu darimana
datangnya informasi bahwa apply paspor secara online harus scan dan upload
dokumen. Gue bego!
Dikarenakan
sebagian besar karyawan nggak membawa dokumen asli maka kedatangan gue hari itu
nyaris sia-sia. Sampai suatu waktu, gue tiba-tiba ingat persyaratan yang lebih
mendetail. Persyaratan pertama adalah syarat pembuatan paspor harus menggunakan
E-KTP. Ingat ya, E-KTP. Lalu bagaimana kalau belum punya E-KTP? Maka orang itu
harus mengurus Surat Keterangan REKAM dari Catatan Sipil. Dari sini, ada 2
karyawan yang gugur karena KTPnya masih belum E-KTP.
Persyaratan
yang kedua adalah Kartu Keluarga tidak boleh expired. Loh, memangnya Kartu
Keluarga bisa expired? Bisa loh, gue juga baru tahu tahun lalu. Masa berlaku
Kartu Keluarga adalah 5 tahun sejak tanggal dikeluarkan, jadi kalau sudah lewat
5 tahun maka Kartu Keluarga harus diperbaharui.
Persyaratan
ketiga adalah Kartu Keluarga harus sudah ditandatangani oleh Kepala Keluarga.
Kelihatannya sih sepele, tapi kalau Kartu Keluarga belum ditandatangi oleh
Kepala Keluarga maka permohonan pembuatan paspor lo akan langsung ditolak dan
disuruh pulang.
Dari
peryaratan kedua dan ketiga ini ada banyak karyawan yang gugur. Sehingga hanya ada
4 orang karyawan saja yang baru siap membuat paspor. Kebetulan 4 orang karyawan
ini juga membawa dokumen aslinya sehingga gue pun langsung mantap untuk
langsung applykan secara online permohonan paspornya.
 |
Isi salah satu halaman paspor gue |
Begitu
pulang dari Bank, gue langsung mencari warnet untuk scan seluruh dokumen
persyaratan. Gue menghabiskan waktu kurang lebih 1 jam untuk proses scan ini.
Setelah selesai scan seluruh dokumen gue pun langsung mengakses website
imigrasi. Di sinilah gue merasa malu semalu-malunya. Gue mengisi setiap data
sesuai dengan kolom yang sudah disediakan dan mendapati bahwa proses pembuatan
paspor secara online nggak butuh upload dokumen! Terus ngapain tadi gue
repot-repot scan dokumen? Silly! Buang-buang duit aja!
Baru
2 yang berhasil gue applykan dan kemudian website imigrasinya nggak bisa
diakses. Lemot sekali. Membuat gue yang nggak sabaran ini langsung beranjak
pergi.
Dalam
proses pembuatan paspor secara online, pembayaran paspor dilakukan sebelum foto
dan wawancara. Jadi setelah proses apply selesai, gue pun langsung ke Bank BNI
untuk melakukan pembayaran paspor. Setelah melakukan pembayaran paspor barulah
bisa menentukan tanggal kedatangan.
Anyway,
gue bakal kasih tips untuk kalian yang berencana untuk apply paspor secara
online.
1. Ingat
ya, nggak usah repot-repot scan dokumen. Karena proses pembuatan paspor secara
online nggak butuh upload dokumen persyaratan. Kalian cuma perlu mengisi data
sesuai KTP kalian.
2. Akses
website imigrasinya malam hari aja, karena kalau siang hari, website imigrasi
cenderung lemot. Daripada buang-buang waktu.
3. Hati-hati
ketika mengisi pilihan permohonan. Gue punya pengalaman, salah satu karyawan
pernah punya paspor dan dengan ketidaktahuan gue, gue terlanjur memilih
permohonan PASPOR BARU sehingga uang yang sudah gue bayarkan hangus! Karena
untuk pemohon yang sudah pernah memiliki paspor, pilihannya haruslah
PERPANJANGAN dan bukannya PASPOR BARU. Gue pun harus memulai proses pembuatan paspornya
dari awal lagi dan membayar biaya pembuatan paspor lagi. Itulah kenapa di
postingan ini gue tulis pembuatan paspor 20 orang. Hehehe.
4. Pembayaran
paspor bisa dilakukan melalui ATM. Jadi nggak perlu repot-repot antri di BANK.
Dengan ketidaktahuan gue, gue juga sempet beberapa kali antri di Bank untuk
bayar paspor. Eh begitu gue browsing dan tahu kalau bayar paspor bisa dilakukan
lewat ATM, gue langsung mengutuki diri gue. Kenapa telat banget tahunya! Gue
bayar paspor lewat ATM BNI. Gampang banget prosesnya. Tinggal pilih pembayaran
lain lain dan pilih imigrasi lalu masukkan nomor kode bayar MPN G2 yang
dikirimkan melalui email setelah apply online. Gue nggak tahu Bank lain bisa
juga atau nggak untuk pembayaran paspor melalui ATM. Gue sempat coba pakai BCA
dan nggak ada pilihan imigrasi di pilihan pembayaran lainnya.
5. Setelah
melakukan pembayaran jangan lupa untuk memilih tanggal kedatangan. Kalau sampai
7 hari nggak memilih tanggal kedatangan maka uang yang sudah dibayarkan akan
hangus sia-sia. Untuk memilih tanggal kedatangan bisa langsung dilakukan dengan
meng-klik tautan yang dikirimkan melalui email.
6. Jangan
lupa bawa semua dokumen persyaratan dengan lengkap ketika datang ke kantor
imigrasi. Yang aslinya juga harus dibawa ya.
Nah,
itu dia tips-tipsnya.
Proses
pembuatan paspor secara online ini bisa memudahkan kalian ketika datang untuk
wawancara dan foto. Kalian nggak perlu antri terlalu pagi. Karena pengalaman
gue kemarin, pembagian nomor antrian baru dilakukan jam setengah 8 pagi dan
keseluruhan proses pembuatan paspor selesai kurang lebih jam 9 pagi.
Sebenarnya,
gue pengen nulis detail setiap harinya tapi itu bakal panjang banget. Karena
pada akhirnya gue membagi proses pembuatan paspor rombongan ini menjadi 4
kelompok. Kelompok pertama 4 orang, Kelompok kedua 5 orang, Kelompok ketiga 7
orang dan kelompok keempat 3 orang. Paspor jadi hanya 3 hari kerja setelah foto
dan wawancara.
Oiya,
ada satu hal lagi yang perlu gue share di sini. Jadi kemarin, ada salah satu
karyawan yang namanya berbeda di beberapa dokumennya. Bedanya cuma sedikit sih.
Jadi namanya di KTP dan KK adalah DYAH tapi di Akta kelahiran dan Ijasah
namanya adalah DIYAH. So, gue sebenarnya agak panik karena belum pernah
mendapati permasalahan seperti ini tapi ternyata permasalahan nama ini mudah
banget mengatasinya. Caranya adalah dengan menggunakan nama sesuai dengan Akta
Kelahiran dan Ijasah.
Well
done. Demikian beberapa informasi yang bisa gue bagi untuk kalian semua. Semoga
bermanfaat.
9 komentar: