SERUNYA MEMBUAT PASPOR UNTUK 20 ORANG

10:14 PM Winda Provita 10 Comments

Gue yakin, kalian sudah nggak asing dengan tata cara pembuatan paspor. Selama dokumen lengkap membuat paspor sebenarnya tidaklah sulit. Tapi bagaimana jika membuat paspor untuk 20 orang sekaligus? Sulitkah?

Beberapa minggu ini gue sedang disibukkan dengan urusan persiapan Tur ke Kuala Lumpur. Jadi ceritanya, gue mendapat kesempatan untuk mengatur outing sebuah Bank di Solo yang rencananya akan dilaksanakan di Kuala Lumpur selama 3 hari 2 malam. Pesertanya sih ndak begitu banyak. Hanya 22 orang aja. Tapi dari ke-22 orang itu, hanya 3 orang saja yang sudah memiliki paspor. Sisanya, belum punya.

Sebagai koordinator tur, gue pun bertanggung jawab untuk membantu pengurusan paspor ke 19 karyawan tersebut. Sebenarnya sih, ini bukan kali pertama gue membantu pembuatan paspor secara rombongan. Tahun lalu, gue pernah melakukannya. Gue pernah membantu proses pembuatan paspor siswa-siswi sebuah sekolah pramugari di Solo.
Paspor Republik Indonesia
Berbekal pengalaman tahun lalu, gue pun mulai memandang mudah pekerjaan yang akan gue lakukan. “Paling cuma perlu antri, cek dokumen, wawancara, foto dan beberapa hari kemudian paspor sudah jadi”. Gue lupa, bahwa kali ini gue membantu karyawan bank yang jam kerjanya sama seperti jam kerja imigrasi. Mana mungkin gue minta karyawan-karyawan itu antri dari subuh dan kembali ke kantor siang hari. Ijin kantor? It’s a BIG NO!

Meskipun judulnya “membantu”, gue sama sekali nggak menggunakan jasa orang dalam. Gue melakukan seluruh proses pembuatan paspor seperti biasa. 

“Bagaimana caranya membuat paspor tanpa harus mengganggu jam kerja?”

Gue pergi ke Kantor Imigrasi Surakarta dan mencoba mencari pencerahan. “Apakah ada jalur khusus yang bisa diberikan untuk rombongan dalam pembuatan paspor?” Jawabannya, nggak ada.

Gue pun berpikir untuk apply paspor secara online. Setidaknya, antrian secara online nggak akan sebanyak seperti yang datang langsung. Mereka pun nggak perlu antri dari subuh nantinya.

The weird part is gue belum pernah sekalipun apply paspor secara online.

“Mbak, syarat-syarat pembuatan paspornya apa saja ya? Biar teman-teman bisa siapkan. Agar bisa segera diproses pembuatan paspornya”, sebuah pesan singkat masuk ke whatsapp gue.

1. KTP, 2. Kartu Keluarga, 3. Akte Kelahiran, Ijasah terakhir, Akte nikah / Buku Nikah, atau surat baptis, dan 4 Surat rekomendasi dari perusahaan bu”, gue pun langsung membalas dengan singkat.

“Iya mbak. Nanti kalau syarat-syarat dokumennya sudah lengkap akan saya beritahu. Terimakasih”.

Keesokan harinya, gue dikabari bahwa syarat-syarat pembuatan paspor sudah lengkap semua. Gue diminta datang untuk mengambil semua persyaratan dokumen dan juga uang untuk membuat paspornya.

Begitu sampai di kantor. Gue langsung diberikan tumpukan dokumen fotokopi seluruh karyawan.

“Kok fotokopi bu?, tanya gue bingung.

“Loh, harus asli toh mbak? Soalnya kemarin di whatsapp nggak ngasih tahu kalau harus asli dokumennya”, terang si ibu.

“Iya bu harus asli. Soalnya nanti dokumennya akan saya scan. Soalnya nanti saya akan applykan paspornya secara online dan semua scan dokumennya harus dikirim saat apply online”, jawab gue penuh percaya diri. Entah darimana datangnya jawaban ini. Karena sebenarnya, apply paspor secara online nggak butuh scan dan upload dokumen! Inget ya, ngga perlu scan dan upload dokumen! Lalu kenapa gue bisa pede banget mengatakan itu semua? Jawabannya adalah karena gue sok tahu! Gue belum pernah apply paspor secara online dan gue juga nggak tahu darimana datangnya informasi bahwa apply paspor secara online harus scan dan upload dokumen. Gue bego!

Dikarenakan sebagian besar karyawan nggak membawa dokumen asli maka kedatangan gue hari itu nyaris sia-sia. Sampai suatu waktu, gue tiba-tiba ingat persyaratan yang lebih mendetail. Persyaratan pertama adalah syarat pembuatan paspor harus menggunakan E-KTP. Ingat ya, E-KTP. Lalu bagaimana kalau belum punya E-KTP? Maka orang itu harus mengurus Surat Keterangan REKAM dari Catatan Sipil. Dari sini, ada 2 karyawan yang gugur karena KTPnya masih belum E-KTP.

Persyaratan yang kedua adalah Kartu Keluarga tidak boleh expired. Loh, memangnya Kartu Keluarga bisa expired? Bisa loh, gue juga baru tahu tahun lalu. Masa berlaku Kartu Keluarga adalah 5 tahun sejak tanggal dikeluarkan, jadi kalau sudah lewat 5 tahun maka Kartu Keluarga harus diperbaharui.

Persyaratan ketiga adalah Kartu Keluarga harus sudah ditandatangani oleh Kepala Keluarga. Kelihatannya sih sepele, tapi kalau Kartu Keluarga belum ditandatangi oleh Kepala Keluarga maka permohonan pembuatan paspor lo akan langsung ditolak dan disuruh pulang.

Dari peryaratan kedua dan ketiga ini ada banyak karyawan yang gugur. Sehingga hanya ada 4 orang karyawan saja yang baru siap membuat paspor. Kebetulan 4 orang karyawan ini juga membawa dokumen aslinya sehingga gue pun langsung mantap untuk langsung applykan secara online permohonan paspornya.
Isi salah satu halaman paspor gue
Begitu pulang dari Bank, gue langsung mencari warnet untuk scan seluruh dokumen persyaratan. Gue menghabiskan waktu kurang lebih 1 jam untuk proses scan ini. Setelah selesai scan seluruh dokumen gue pun langsung mengakses website imigrasi. Di sinilah gue merasa malu semalu-malunya. Gue mengisi setiap data sesuai dengan kolom yang sudah disediakan dan mendapati bahwa proses pembuatan paspor secara online nggak butuh upload dokumen! Terus ngapain tadi gue repot-repot scan dokumen? Silly! Buang-buang duit aja!

Baru 2 yang berhasil gue applykan dan kemudian website imigrasinya nggak bisa diakses. Lemot sekali. Membuat gue yang nggak sabaran ini langsung beranjak pergi. 

Dalam proses pembuatan paspor secara online, pembayaran paspor dilakukan sebelum foto dan wawancara. Jadi setelah proses apply selesai, gue pun langsung ke Bank BNI untuk melakukan pembayaran paspor. Setelah melakukan pembayaran paspor barulah bisa menentukan tanggal kedatangan.

Anyway, gue bakal kasih tips untuk kalian yang berencana untuk apply paspor secara online.  

1. Ingat ya, nggak usah repot-repot scan dokumen. Karena proses pembuatan paspor secara online nggak butuh upload dokumen persyaratan. Kalian cuma perlu mengisi data sesuai KTP kalian. 

2. Akses website imigrasinya malam hari aja, karena kalau siang hari, website imigrasi cenderung lemot. Daripada buang-buang waktu.  

3. Hati-hati ketika mengisi pilihan permohonan. Gue punya pengalaman, salah satu karyawan pernah punya paspor dan dengan ketidaktahuan gue, gue terlanjur memilih permohonan PASPOR BARU sehingga uang yang sudah gue bayarkan hangus! Karena untuk pemohon yang sudah pernah memiliki paspor, pilihannya haruslah PERPANJANGAN dan bukannya PASPOR BARU. Gue pun harus memulai proses pembuatan paspornya dari awal lagi dan membayar biaya pembuatan paspor lagi. Itulah kenapa di postingan ini gue tulis pembuatan paspor 20 orang. Hehehe. 

4. Pembayaran paspor bisa dilakukan melalui ATM. Jadi nggak perlu repot-repot antri di BANK. Dengan ketidaktahuan gue, gue juga sempet beberapa kali antri di Bank untuk bayar paspor. Eh begitu gue browsing dan tahu kalau bayar paspor bisa dilakukan lewat ATM, gue langsung mengutuki diri gue. Kenapa telat banget tahunya! Gue bayar paspor lewat ATM BNI. Gampang banget prosesnya. Tinggal pilih pembayaran lain lain dan pilih imigrasi lalu masukkan nomor kode bayar MPN G2 yang dikirimkan melalui email setelah apply online. Gue nggak tahu Bank lain bisa juga atau nggak untuk pembayaran paspor melalui ATM. Gue sempat coba pakai BCA dan nggak ada pilihan imigrasi di pilihan pembayaran lainnya.  

5. Setelah melakukan pembayaran jangan lupa untuk memilih tanggal kedatangan. Kalau sampai 7 hari nggak memilih tanggal kedatangan maka uang yang sudah dibayarkan akan hangus sia-sia. Untuk memilih tanggal kedatangan bisa langsung dilakukan dengan meng-klik tautan yang dikirimkan melalui email.  

6. Jangan lupa bawa semua dokumen persyaratan dengan lengkap ketika datang ke kantor imigrasi. Yang aslinya juga harus dibawa ya.
Nah, itu dia tips-tipsnya. 

Proses pembuatan paspor secara online ini bisa memudahkan kalian ketika datang untuk wawancara dan foto. Kalian nggak perlu antri terlalu pagi. Karena pengalaman gue kemarin, pembagian nomor antrian baru dilakukan jam setengah 8 pagi dan keseluruhan proses pembuatan paspor selesai kurang lebih jam 9 pagi. 

Sebenarnya, gue pengen nulis detail setiap harinya tapi itu bakal panjang banget. Karena pada akhirnya gue membagi proses pembuatan paspor rombongan ini menjadi 4 kelompok. Kelompok pertama 4 orang, Kelompok kedua 5 orang, Kelompok ketiga 7 orang dan kelompok keempat 3 orang. Paspor jadi hanya 3 hari kerja setelah foto dan wawancara.

Oiya, ada satu hal lagi yang perlu gue share di sini. Jadi kemarin, ada salah satu karyawan yang namanya berbeda di beberapa dokumennya. Bedanya cuma sedikit sih. Jadi namanya di KTP dan KK adalah DYAH tapi di Akta kelahiran dan Ijasah namanya adalah DIYAH. So, gue sebenarnya agak panik karena belum pernah mendapati permasalahan seperti ini tapi ternyata permasalahan nama ini mudah banget mengatasinya. Caranya adalah dengan menggunakan nama sesuai dengan Akta Kelahiran dan Ijasah. 

Well done. Demikian beberapa informasi yang bisa gue bagi untuk kalian semua. Semoga bermanfaat.

10 comments:

  1. Rempong to the max yooo :D. Td aku sempet heran juga pas baca kok hrs upload. Aku bkin kmrn ga soalnya.. trs aku jg ga pake surat referensi kantor win. Udh ga perlu..

    Eh bukannya paspor kamu yg trakhir ini dulu online yaaa.. kan kamu pernah bikin di blog tuh caranya

    ReplyDelete
    Replies
    1. Belum pernah buat paspor online kak. Itu pengalaman pertama dan sok tahu hahaha untung lancar semuanya dan ketahuan sok tahunya hehehe

      Delete
  2. makasih infonya yah...bermanfaat banget.

    ReplyDelete
  3. Waduh sampai 20 paspor mbak ? gak pusing itu ? Kalau saya mah dua saja sudah pusing apalagi 20. Tapi semua itu terbayar dengan liburannya ya.

    ReplyDelete
    Replies
    1. awalnya pusing sih takut nggak bisa beres semua eh pas dijalanin Puji Tuhan lancar tanpa hambatan yang berarti

      Delete
  4. Ribet yaa kalo rombongan gitu, aku bikin pasport antri jam 5 pagi dan kelar jam 9 siang

    ReplyDelete
  5. *langsung cek masa berlaku KK

    Asli baru tahu tentang itu. Juga syarat KK harus ditanda tangani. Pengalamanku bikin paspor beberapa bulan lalu nggak begitu. Tapi, bisa jadi beda kantor imigrasi beda kebijakan. Ckckck

    Eh btw, salam kenal dari Palembang :)

    ReplyDelete